Muistotilaisuuden tarjoilut ja järjestäminen -artikkelissa annamme käytännön tietoa tilaisuuden tarjoilujen järjestämisestä. Kerromme, mitä kannattaa ottaa huomioon myös pitopalveluja tilaisuuteen ostettaessa. Meillä on useiden vuosien kokemus muistotilaisuuksista.
Muistotilaisuuden tarjoilut eivät ole ensimmäinen asia tilanteessa, jossa läheinen ihminen on menehtynyt. Päällimmäinen tunteemme on suru ja ahdistus. Suru saattaa lamaannuttaa, ja aivan yksinkertaisetkin arjen asiat voivat tuntua ylitsepääsemättömän vaikeilta ja hankalilta.
Kuoleman kohdatessa eteen tulee suuri määrä hoidettavia asioita, jotka jo sinällään ovat vaativia ja aiheuttavat lisää stressiä. On paljon byrokratiaa, päätöksiä monista käytännön asioista: onko testamenttia, miten ja kuka hoitaa kaiken, perunkirjoitukset, mahdolliset juridiset haasteet – ja mitä jos tulee riitoja? Hautajaiset järjestelyineen aiheuttavat myös kuluja, joihin paneutuminen surutyön ja järjestelyjen ohessa voivat tuntua uuvuttavilta.
Anna aikaa surutyölle
Kaikkien järjestelyjen keskellä olisi myös muistettava antaa omalle surulle ja surutyölle aikaa. Siksi kaiken muun hoitaminen mahdollisimman vaivattomasti ja sujuvasti on varmasti asia, johon kannattaa kiinnittää huomiota.
Tuon tässä kirjoituksessani esiin muistotilaisuuden järjestämiseen liittyviä asioita, joita olen yhdeksän yrittäjävuoteni aikana oppinut ja kokenut, opiskelujeni lisäksi. Ikävä kyllä, kokemusta on kertynyt myös monien läheisten hautaan saattamisesta. Kokemusta on myös nimenomaan tuosta edellä mainitsemastani byrokratiasta ja siitä miten paljon kapasiteettia se syö esimerkiksi juuri itse muistotilaisuuden järjestelyistä. Tässä avainasemassa on ammattitaitoinen, luotettava ja laadukas pitopalvelu; silloin sinulla on ainakin yksi huoli vähemmän.
Muistojuhlien tarjoilut ammattitaitoiselta, luotettavalta ja laadukkaalta pitopalvelulta
- Monilla hautaustoimistoilla on listaus yhteistyökumppaneista, myös pitopalveluista. Kyseiset yrityskumppanit mitä todennäköisimmin täyttävät laatukriteerit, koska heitä on suositeltu.
- Myös netistä löytyy suuri määrä pitopalveluyrityksiä. Siellä haasteena on niiden suuri määrä; miten varmistun laadusta?
Kannattaa tutkia yrityksen sivustolta ja Googlesta mahdollisia asiakkaitten antamia suosituksia, arvosteluja jne. Myös valokuvat, tarjolla olevat menut sekä sivujen yleisilme antavat hieman osviittaa yrityksestä.
- Kysy ystäviltä, kavereilta, työkavereilta, naapureilta; varmasti joku osaa suositella jotain firmaa tai kertoa omista hyvistä tai huonoista kokemuksista.
- Vertaa myös tarjoilujen ja palvelujen kattavuutta; saanko yhdestä paikasta kaiken mitä tarvitsen; tarjoilut, astiat, henkilökunnan, pöytäliinat, kukat, servietit, kynttilät eli koko paketin? Ehkä myös tilan, missä tilaisuuden voi järjestää?
- Huomioi, että monilla pitopalveluyrityksillä on tilauksia tehtäessä minimihenkilömäärä /esim. vähintään 20 hengen tilaisuus.
- Tarkista myös mahdolliset alennukset lasten osalta sekä erikoishinnat allergisten osalta.
Soita pitopalveluyritykseen ja kerro tarpeesi. Ammattitaitoinen henkilö paneutuu asiaasi ja osaa myös ottaa ns. ohjat käsiinsä, jos ne ojennetaan. Usein halutaan ulkoistaa ihan kaikki, myös tarjoiluiden sisältö, jolloin meidän tehtävä pitopalvelussa on vähillä kysymyksillä saada selvyys, mitä ihminen hakee ja mikä heillä parhaiten toimii.
Iso vai pieni muistotilaisuus?
Oma näkemykseni on, että muistotilaisuuksien väkimäärä on pienentymään päin. Tämä voi johtua monestakin asiasta. Etenkin iäkkäillä ihmisillä lähipiiri saattaa olla jo hyvinkin pieni, vainajan varallisuus ja käytettävissä oleva budjetti voi myös olla rajoite tai sitten yksinkertaisesti vaan halutaan järjestää tilaisuus ns. oman väen kesken. Näinä vuosina myös koronavirus on vaikuttanut tilaisuuksien kokoon.
10–20 hengen muistotilaisuudet ovat hyvinkin tavallisia, seuraavaksi kategoriaksi sanoisin 30–50 henkilöä, joita jo pidän kohtuullisen isoina hautajaisina. Tämän ylittävät henkilömäärät ovat jo ainakin oman kokemuksen mukaan harvinaisempia.
Useilla pitopalveluilla on tarjoiluja tilattaessa minimihenkilömäärä n. 20 henkilön luokkaa, joten tämä on hyvä pitää mielessä, kun tarjoilujen järjestäjää hakee.
Muistotilaisuuden tarjoilut – sisältö, määrät, erikoisruokavaliot
Hyvin usein minulta kysytään, mitä on tapana tarjota tämän kaltaisissa tilaisuuksissa tai voiko tarjota jotain tiettyä? Vastaan aina, että ei ole mitään yhtä kaavaa, miten asiat pitäisi tehdä, vaan jokainen voi järjestää juuri sellaisen muistotilaisuuden kuin parhaaksi näkee ja kokee.
Muistotilaisuuden tarjoiluja mietittäessä on hyvä huomioida ainakin seuraavat asiat:
- ajankohta/ aamupäivä, iltapäivä, ilta?
- ovatko ihmiset mahdollisesti ehtineet syödä jo lounaan eli ns. nälän aste?
- ikäjakauma ja sukupuoli
- vauvat, pikkulapset, teinit, vanhukset
- naisia, miehiä
Näillä seikoilla on merkitystä lähinnä mietittäessä annoskokoja, jossain määrin myös tarjottavia ruokavaihtoehtoja ja toki pitopalvelufirmoilla voi olla erityishinnoittelu lasten osalta. Meillä alle 5 v ruokailevat ilmaiseksi ja alle 7 v ½ hintaan.
Muistotilaisuuden tarjoilut eivät koskaan saisi loppua kesken. Se monesti tuntuu olevan suurin ”pelko”, ja siinäkin ammattinsa osaava pitopalvelu kyllä onnistuu, olkoonkin että todennäköinen ns. miinuspuoli olisi, että tarjottavia jää jonkin verran yli, ja hävikki ei ole missään muodossa myöskään hyvä asia.
Yleensä mukana on myös erikoisruokavalioita noudattavia tai allergikkoja. Suosittelen, että menun voi kyllä miettiä enemmistön tarpeiden mukaan; erikoisruokavalioiset voidaan sitten käsitellä erikseen. Välillä voi olla hyvinkin haastavia ruokavalioita ja näissä monesti voi myös sattua virheitä, jos ei olla tarkkoja. Usein näistä laskutetaan lisähintaa, itse en ole sitä nähnyt toistaiseksi tarpeelliseksi.
Tarjoanko lämmintä ruokaa vai…
Tarjoanko lämmintä ruokaa vai riittääkö esim. voileipätyyppinen tarjoilu eli ns. kylmä noutopöytä? Tämä on olennaisin päätös, joka omaisten pitäisi tehdä. Jo tältä pohjalta pitopalvelu pystyy suunnittelemaan koko tarjoilun, mikäli asiakas ei itse halua tai pysty tekemään valintoja.
Olen itse suunnitellut menut seuraavanlaisiin kategorioihin:
- 2 erilaista voileipäpöytää, makeat kakut ja kahvit, teet
- voileipäkakut, makeat ja kahvit, teet
- suolaiset piirakat, salaatit, makeat, kahvit, teet
- keittolounas, makeat, kahvit, teet
- lämminruoka / useita eri vaihtoehtoja, makeat, kahvit, teet
Nämä on nimetty muistotilaisuusmenuiksi, mutta niitä on tilattu muihinkin tilaisuuksiin, sillä ne toki soveltuvat myös muun kaltaisiin juhliin ja tapahtumiin.
Samoin myös muut menumme voi valita muistotilaisuuteen; vaikkapa Tapasmenun tai Saaristolaismenun. Kuten jo aiemmin totesin, ei ole mitään yhtä kaavaa tai mallia järjestää tilaisuutta; jokainen itselleen ja arvolleen sopivalla tavalla.
Muistotilaisuuden tarjoilut hinta?
Yleensä muistotilaisuuden hinta koostuu seuraavista komponenteista:
- tarjoilut €/henkilö + erikoisruokavaliot + lasten erikoishinnat
- henkilökunta €/tunti
- pöytäliinat €/kpl
- toimitusmaksu €/toimituspaikka
- somisteet / kukat, servietit, kynttilät
- astiat €/henkilö
- tilavuokra €/tunti
Järjestelyt saadaan aina edullisemmaksi, mikäli kaikki tarvittavat palvelut voidaan paketoida yhteen kokonaishintaan. Toki aina ei tarvita läheskään kaikkia yllä mainituista palveluista, useimmiten ehkä vain tarjoilut ja toimitus.
Miten selviydyn muistotilaisuudesta surun keskellä?
Kerro meille seuraavat asiat:
- tilaisuuden päivämäärä ja kellonaika sekä paikka
- henkilömäärä (jonka voi täsmentää 5 päivää ennen tilaisuutta)
- tarjoanko lämmintä ruokaa vai ns. kylmä buffetin/ voit itse valita menun tai pitopalvelu voi sen tehdä tai suositella
- tuodaanko pitopalvelusta astiat/ pöytäliinat/ kukat/ servietit/ kynttilät
- vainajan henkilötiedot/ perunkirjoituksissa pitopalvelun laskussa tulee ilmetä kuolinpesän nimi
Vaikka muistotilaisuuden järjestäminen on luonnollisesti pitopalveluyrityksille liiketoimintaa, pyrin ainakin itse huomioimaan tilaisuuden luonteen ja kohtaamaan surun keskellä olevan ihmisen osaa ottaen, osoittaen empatiaa sekä myötäelämistä – tarjoamalla kaiken mahdollisen avun, mitä omalla osaamisellani kykenen antamaan.